Die Routine, die im Betrieb am meisten nervt, ist selten die, die am meisten kostet. Wer schätzt statt rechnet, automatisiert deshalb leicht das Falsche.
Der Grund ist einfach: Routinearbeit steht in keinem Bericht und auf keiner Kostenstelle. Was nirgends steht, wird geschätzt, und geschätzt wird nach Gefühl.
In dieser Ausgabe zeige ich Ihnen die Rechnung, mit der aus dem Gefühl eine Zahl wird. Sie brauchen dafür eine halbe Stunde, einen Zettel und einen Stift.
Warum Schätzen nicht reicht
Wer schätzt, erinnert sich an ein Gefühl. Die Mail, die man zum dritten Mal schreibt, bleibt hängen. Die zwanzig Belege, die jeden Monat still abgetippt werden, fallen niemandem auf.
Der naheliegende Einwand lautet: Ich weiß doch, wo bei mir die Zeit bleibt. Meist stimmt das für die zwei oder drei Aufgaben, über die im Betrieb geschimpft wird. Die teuren sind oft die stillen.
Dazu kommt ein zweiter Effekt. Geschätzte Zeiten sind fast immer zu niedrig. Nach meiner Erfahrung aus Erstgesprächen liegen die meisten um etwa ein Drittel daneben, weil sie das Wiederhineinfinden nach jeder Unterbrechung nicht mitzählen.
Schritt 1: Die letzte Woche rückwärts aufschreiben
Gehen Sie die vergangene Woche Tag für Tag rückwärts durch und schreiben Sie auf, welche Aufgaben immer wieder vorkamen. Nicht nur, was im Kalender stand, sondern vor allem das dazwischen: die Zahlen, die von einem Programm ins andere getippt wurden, der Rückruf, die Terminabstimmung per Mail.
Alles, was mindestens einmal pro Woche vorkommt, gehört auf die Liste. Bewertet wird noch nichts. Bei den meisten stehen am Ende fünfzehn bis zwanzig Zeilen auf dem Zettel.
Schritt 2: Drei Zahlen je Zeile
Hinter jede Zeile kommen drei Zahlen:
- Wie oft im Monat kommt die Aufgabe vor?
- Wie lange dauert sie jedes Mal? Schätzen Sie großzügig, oder stoppen Sie einmal mit.
- Wie sehr nervt sie, auf einer Skala von 1 bis 5? Die 5 steht für die Aufgabe, die niemand machen will.
Häufigkeit und Dauer sind Fakten. Der Nervfaktor ist ein Gefühl, aber er wird gleich noch gebraucht.
Schritt 3: Die Jahreszahl ausrechnen
Die Formel: Häufigkeit im Monat × Dauer × 12 ergibt die Stunden im Jahr. Stunden im Jahr × Kosten einer Arbeitsstunde ergibt die Kosten im Jahr.
Bei den Kosten einer Arbeitsstunde zählt nicht der Stundenlohn, sondern was die Stunde den Betrieb wirklich kostet: Lohn plus Nebenkosten plus ein Anteil an Miete und Geräten. Im Beispiel rechne ich mit 80 Euro.
So sieht das für drei typische Zeilen aus:
| Routine | Im Monat | Dauer | Stunden im Jahr | Kosten im Jahr |
| Angebote schreiben | 12 mal | 45 Min. | 108 | 8.640 € |
| Belege abtippen | 20 mal | 30 Min. | 120 | 9.600 € |
| Termine per Mail abstimmen | 40 mal | 10 Min. | 80 | 6.400 € |
Das ist eine Modellrechnung für einen Betrieb mit acht Mitarbeitern, kein Erfahrungswert für Ihren Betrieb. Und es ist keine Einsparung: Die Stunden verschwinden nicht, sie werden frei. Was Sie damit machen, entscheiden Sie.
Rechnen Sie nicht alle zwanzig Zeilen durch. Die fünf mit den meisten Stunden reichen, die Reihenfolge ist danach meistens eindeutig.
Warum Platz eins der Kostenliste oft die falsche Wahl ist
An dieser Stelle hören die meisten auf. Sie nehmen die teuerste Zeile und fangen an. Im Beispiel wären das die Belege.
Zwei Prüfungen fehlen dann noch, und beide können die Reihenfolge umdrehen.
Der Nervfaktor. Die erste Automatisierung muss gelingen, sonst gibt es keine zweite. Sie gelingt eher, wenn die Mitarbeiter sie wollen. Belege abtippen kostet im Beispiel am meisten, stört aber niemanden. Die Terminabstimmung kostet weniger und sorgt jeden Freitag für schlechte Laune. Eine Zeile mit hohen Kosten und hohem Nervfaktor ist der bessere Start.
Die Wiederholbarkeit. Automatisieren lässt sich nur, was jedes Mal nach demselben Muster abläuft. Der Test dafür: Könnten Sie einem neuen Mitarbeiter in zehn Minuten erklären, wie die Aufgabe geht, ohne „das kommt darauf an“ zu sagen? Wenn nicht, gehen Sie eine Zeile tiefer und stellen dieselbe Frage noch einmal.
| Routine | Kosten im Jahr | Nervfaktor | Wiederholbar |
| Angebote schreiben | 8.640 € | 4 | ja |
| Belege abtippen | 9.600 € | 1 | ja |
| Termine per Mail abstimmen | 6.400 € | 5 | teils |
In diesem Beispiel spricht viel für die Angebote: hohe Kosten, hoher Nervfaktor und ein Ablauf, der jedes Mal gleich ist.
Am Ende der halben Stunde haben Sie keine lange Liste mehr. Sie haben eine Zeile, eine Zahl dahinter und eine Begründung, warum genau diese Zeile. Das ist der Punkt, an dem man anfangen kann.
Die fünf Schritte im Video
Ich habe die Rechnung auch als Video aufgenommen, mit demselben Beispiel und einer Tabelle, die Schritt für Schritt wächst. Dort sehen Sie, wie jede Spalte entsteht und warum die Reihenfolge der Schritte zählt.
Kurz notiert
- Schätzen führt zur falschen Routine: Genannt wird, was nervt, nicht was kostet.
- Die Formel: Häufigkeit × Dauer × 12 × Kosten je Stunde. Fünf Zeilen reichen.
- Kosten allein entscheiden nicht: Nervfaktor und Wiederholbarkeit gehören dazu. Zum Video →
- Wenn Sie die Rechnung nicht allein machen wollen: In der KI-Potenzialanalyse gehe ich Ihre Abläufe mit Ihnen durch. Zur KI-Potenzialanalyse →
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