In vielen Betrieben wird ChatGPT längst genutzt, nur nicht offiziell. Wer das verbietet, verliert den letzten Rest an Überblick.
Dafür gibt es einen Namen: Schatten-KI. Gemeint ist KI, die im Betrieb genutzt wird, ohne dass der Betrieb davon weiß. Das private Konto auf dem Handy, in das eine Kundenmail kopiert wird, damit die Antwort schneller steht.
In dieser Ausgabe geht es darum, warum ein Verbot das Problem verschiebt statt löst, und was stattdessen funktioniert: ein freigegebenes Werkzeug und drei Regeln.
Was dabei wirklich passiert
Niemand macht das aus bösem Willen. Die Arbeit ist da, das Werkzeug hilft, also wird es benutzt. Das Problem liegt nicht in der Nutzung, sondern darin, dass sie niemand kennt.
| Was passiert | Warum das ein Problem ist |
| Eine Kundenmail wird in ein privates Konto kopiert | Personenbezogene Daten liegen bei einem Anbieter, mit dem Ihr Betrieb keinen Vertrag hat |
| Eine Kalkulation oder ein Vertrag wird hochgeladen | Geschäftsgeheimnisse verlassen das Haus. Je nach Anbieter und Kontoeinstellung dürfen Eingaben zum Training verwendet werden |
| Die Antwort geht ungeprüft an den Kunden | Fehler der KI werden zu Fehlern Ihres Betriebs |
| Niemand weiß davon | Sie können es weder prüfen noch abstellen, und Sie können einem Kunden nicht sagen, wo seine Daten gelandet sind |
Warum ein Verbot nicht hilft
Die erste Reaktion ist fast immer: verbieten. Das klingt konsequent, ändert aber an der Ursache nichts.
Die Arbeit ist nach dem Verbot dieselbe. Das Werkzeug ist weiterhin nützlich. Also wandert die Nutzung vom Firmenrechner auf das private Handy. Dort sehen Sie gar nichts mehr, und wer etwas Verbotenes tut, fragt auch nicht mehr nach, ob er es richtig macht.
Der naheliegende Einwand: Dann sperre ich die Seiten eben im Firmennetz. Das Handy hängt aber am Mobilfunk, nicht an Ihrem Netz. Die Sperre trifft nur die, die sich ohnehin an Regeln halten.
Beim Firmenwagen käme niemand auf diese Idee. Wer Kundenbesuche braucht und Dienstfahrten verbietet, bekommt Fahrten im Privatwagen, von denen er nichts weiß. Also stellen Sie ein Auto hin, das versichert ist, und erklären die Regeln. Bei KI ist es dasselbe.
Was stattdessen funktioniert: ein Werkzeug und drei Regeln
Das freigegebene Werkzeug. Ein KI-Zugang, den der Betrieb bezahlt und verwaltet. Drei Dinge sollte er erfüllen:
- Der Vertrag läuft mit Ihrem Betrieb, einschließlich einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
- Eingaben werden nicht zum Training verwendet.
- Die Zugänge vergibt der Betrieb. Wer ausscheidet, verliert seinen Zugang.
Worauf es bei der Auswahl ankommt, stand in der Ausgabe zur Datenhoheit.
Die drei Regeln. Sie passen auf eine Seite:
- Geschäftliches gehört ins freigegebene Werkzeug. Private Konten bleiben privat.
- Eine kurze Liste, was nie hinein darf, zum Beispiel Personalunterlagen, Gesundheitsdaten und Zugangsdaten. Dazu ein Name, den man im Zweifel fragt.
- Was nach außen geht, liest vorher ein Mensch. Verantwortlich bleibt, wer es abschickt.
Dazu gehört eine kurze Einweisung, damit jeder weiß, warum die Regeln so sind. Regeln ohne Begründung werden umgangen, das ist dieselbe Mechanik wie beim Verbot.
Der erste Schritt: fragen statt suchen
Bevor Sie etwas regeln, fragen Sie im Team nach, und zwar ohne Vorwurf: Wofür nutzt ihr KI schon, und was fehlt euch dafür? Schreiben Sie die Antworten auf.
Die Liste zeigt Ihnen zwei Dinge. Erstens, wo Daten bereits draußen sind. Zweitens, wo im Betrieb der größte Bedarf sitzt. Das zweite ist die bessere Nachricht: Ihre Mitarbeiter haben die Anwendungsfälle schon gefunden, für die sich ein freigegebenes Werkzeug lohnt.
Dazu im Video
In meinem Video zu den fünf KI-Fehlern ist genau das der erste: Jeder nutzt irgendein KI-Werkzeug, und niemand weiß, wer was womit macht. Die anderen vier folgen im selben Video.
KI im Betrieb geordnet einführen →
Kurz notiert
- Ein Verbot verschiebt die Nutzung: vom Firmenrechner auf das private Handy, und dort sehen Sie nichts mehr.
- Ein Werkzeug, drei Regeln: Der Betrieb stellt den Zugang, die Regeln passen auf eine Seite.
- Erst fragen, dann regeln: Die Liste, wer was nutzt, ist zugleich Ihre Bedarfsanalyse. Zum Video →
- Welches Werkzeug passt: Kriterien und europäische Alternativen in der Ausgabe zur Datenhoheit. Zum Artikel →
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